La informática y la eficiencia de los abogados
El colectivo de los abogados es uno de los que más resistencia oponen a la adaptación y uso de la tecnología. Los hitos de innovación tecnológica en el sector legal han sido pocos y lineales, a diferencia de otros sectores como el sanitario, turístico o automovilístico, por no mencionar el de la distribución o el transporte de mercancías con un sistema logístico absolutamente informatizado, donde la innovación, jalonada de avances constantes, ha sido exponencial.
Los cambios tecnológicos más importantes en el sector legal se produjeron con la introducción de las primeras computadoras personales (PC) en los años ochenta del siglo pasado las cuales impactaron en tres áreas principales del trabajo de los abogados y despachos: la producción del servicio, la gestión de datos y la comunicación. La digitalización de la escritura mediante los procesadores de textos transformó la manera en que se producía el servicio por el ahorro de coste y tiempo que suponía corregir un fragmento del texto sin necesidad de volver a copiarlo entero como ocurría con las máquinas de escribir que precedieron a los ordenadores. La adopción masiva del software de procesamiento de textos, primero con WordPerfect de la compañía Corel Corporation y más tarde, a partir de 1990, Microsoft Word, favoreció la estandarización de los textos y permitió una mayor fluidez en el tráfico comercial y jurídico e incrementó la colaboración entre los propios abogados y de estos con sus clientes (los documentos enviados con la opción “control de cambios” es una muestra de esta fluidez y colaboración).
La aparición de las bases de datos dinámicas y relacionales (SQL), así como las hojas de cálculo, con Excel de Microsoft como estándar más conocido, constituyó otro de los avances en el sector jurídico, en este caso en el tratamiento de los datos alfanuméricos de los clientes y expedientes, posibilitando una gestión automatizada, con el consecuente ahorro de tiempo, la vinculación de datos de diferente naturaleza y, algo muy importante, el análisis de esos datos, lo que ha posibilitado a los despachos tomar decisiones estratégicas más acertadas y efectuar previsiones.
La comunicación interna entre las personas de un despacho, y la externa, establecida entre los abogados y sus clientes, varió notablemente con la introducción del correo electrónico como protocolo de comunicación. Las ventajas de este medio respecto al teléfono, y las causas de que el sector jurídico lo haya adoptado masivamente, es que se trata de una tecnología asíncrona, donde no es necesaria la respuesta simultánea imprescindible en medios síncronos como el teléfono, lo que permite a los interlocutores un mayor tiempo de reflexión de la respuesta y sobre todo diferir su envío al momento que decidan en función del tiempo disponible o las prioridades marcadas. El bajo coste de los emails y clientes de correo como Outlook Express de Microsoft, con una interfaz de uso intuitivo y multifunción, son los otros motivos de la extensa implantación de esta tecnología de comunicación.
La innovación tecnológica en el sector legal, limitada prácticamente a la implantación de las herramientas informáticas, no ha venido acompañada de una progresión similar de las habilidades de los abogados en el uso de esas herramientas. Uno de los abogados internos de la división americana de la empresa Kia Motors ha puesto de manifiesto la incompetencia informática de las firmas, sometiendo a nueve de ellas, ocho posicionadas entre las 200 más grandes del mercado americano según el ranking Am Law 200, a una prueba consistente en realizar cuatro tareas simples utilizando dos procesadores de textos, uno para documentos Word y otro para PDF, y la hoja de cálculo Excel. Previamente a la prueba y aplicando correctamente estos programas se comprobó, por ejemplo, que la primera de las tareas podía terminarse en veinte minutos, mientras que los abogados asociados de las firmas tardaron una media de 5 horas en finalizarla (15 veces más). La consecuencia de esta ineficiencia es un tiempo de trabajo innecesario que se traslada en un incremento del precio que pagan los clientes. El problema es que los clientes no están dispuestos a soportar ningún coste provocado por las ineficiencias de los despachos y los que no sean capaces de suprimirlas y trasladar la mejora de procesos a los precios, simplemente los clientes dejarán de contratarlos.